Kedy to bolo také jednoduché – keď bolo treba písať, autor si zadol za písací stroj a písal. Potreboval spracovať ilustrácie? Obrátil sa na nejakého odborníka, ktorá použil nástroje vhodné a primerané potrebám a podmienkam. Tabuľky a grafy? Niečo podobné. Zvuk či pohyblivé obázky? Prosím Vás, ako by sa dal do textu taký zvuk či animácia? Na konci tvorivého procesu stál proces korektúr a napokon sadzba a tlač. No doba priniesla radikálnu zmenu. Vrátane širokej ponuky a dostupnosti nástrojov, s ktorými sa pri tvorbe dokumentov pracuje. Jedna zásada však zostáva v platnosti: každý typ obsahu potrebuje vlastný nástroj na spracovanie. Okrem toho prostredie webu prináša novú podobu či kvalitu textu – hypertext.
Úvodom si dovolíme upozorniť na niekoľko momentov, ktoré pri tvorbe dokumentu rezonujú ako problémové. Je to najmä fakt, že autori ako prvý krok riešia formátovanie dokumentu. Treba mať však na pamäti to, že podstatný je obsah, jeho fyzická prezentácia (vzhľad) nemôže určovať spôsob spracovania. Takže až keď máme obsah pripravený, mali by sme začať riešiť to, ako by mal dokument vyzerať. Komunikácia informácií je o obsahu, nie o forme. Mnohí majú určite veľa osobných, praktických (negatívnych) skúseností s tým, že dokument si často „robí čo chce“ – vôbec sa nesnaží pochopiť, že autor nechce takú veľkosť či rez písma, odrážky či číslovanie. Prečo sa to deje?
Obrázky majú svoje špecifické vlastnosti a tieto grafické objekty nemožno plnohodnotne spracovať v nástroji, ktorý nie je na to špeciálne určený. Grafy a schémy majú svoje špecifiká a preto boli vyvinuté prostriedky, ktoré to rešpektujú.
Každý dokument má svoje vlastné identifikačné údaje, ktoré označujeme ako metadáta. Podľa nich možno identifikovať autora, ale aj názov a ďalšie informácie. Viete že ako autor máte možnosť ovplyvniť to, ako metadáta vyzerajú? Zvyčajne sa názov počítača alebo používateľské meno premietajú do tejto roviny. No a ak autor rozvinie svoju „tvorivosť“ v podobe veľmi vtipného či inak zaujímavého identifikačného prvku, vystupuje ako autor dokumentu pod týmto menom. Takže pozor na vlastnosti dokumentu a najmä na možnosť ich editácie a korektného nastavenia.
Počítače a dostupnosť rôznych nástrojov znamenala síce kvalitatívny posun vpred, však prináša aj jednu závažnú deformáciu – využívanie toho, čo je pre nás ako autorov najdostupnejšie. Pozrime sa teda na svet prípravy a spracovania dokumentov. Bude to niekoľko krokov za kvalitným výsledkom. Nebudeme sa však snažiť naučiť Vás systémom "krok za krokom" či "od A po Z". Rozhodli sme sa držať myšlienky Abrahama Lincolna: "Nepomôžeš ľuďom, ak pre nich budeš robiť veci, ktoré by mali robiť sami". Predstavíme si iba niekoľko nástrojov, ktoré umožnia spracovať obsah primeraným či vhodným spôsobom a zoznámime sa s formátmi, ktoré vo svete informačných zdrojov pomáhajú obsah komunikovať.
Asi najznámejšími riešeniami po ktorých siahame sú nástroje, ktoré súhrnne označujeme ako kancelárske balíky. No a treba mať na pamäti, že skutočne sú to aplikácie pre určité prostredie a výsledky, nástroje pre kanceláriu a na tvorbu jednoduchých dokumentov. Ponuka základných nástrojov vo všetkých aplikačných riešeniach je: textový editor, tabuľkový kalkulátor, prezentačný editor, grafický editor a nejaké jednoduché databázové prostredie. No a práve táto ponuka prináša onú spomínanú deformáciu, autori sa snažia všetko spracovať použitím vyššie popísaného portfólia, vrátane obrázkov, grafov a rôznych schém. Špecifickým prípadom sú tabuľky, kedy sa zase stretávame s nízkou mierou práce s tabuľkovým kalkulátorom a radšej ich spracujeme ako text.
Existujúce dostupné nástroje v rámci skupiny kancelárskych balíkov možno v najvšeobecnejšej rozdeliť do dvoch základných skupín, pričom však vývoj posúva aj tieto možnosto do nových rovín, nakoľko zdieľaná komunikácia vstupuje aj do tohto sveta. Takže, kancelárske balíky reprezentujú programové balíky vyžadujúce inštaláciu na pracovnej stanici používateľa a balíky v podobe webových aplikácií (webová služba). K dispozícii (a asi najpoužívanejšie v našom prostredí)sú napríklad:
